Član uprave ACI-ja Ivan Herak zatražio je službeni putni nalog za putovanje u Zagreb 30. rujna, s navedenim razlogom sastanka u Vladi RH. Nalog je predviđao radno vrijeme od 8. do 16.30 sati, pola dnevnice, korištenje službenog automobila, goriva i cestarine na relaciji Rijeka-Zagreb-Rijeka. Istog dana predsjednik Vlade Andrej Plenković, zajedno s većim brojem suradnika, bio je na službenom posjetu Splitu. Tvrtka nije otkrila s kim se Herak točno sastao u Banskim dvorima. U službenom odgovoru naveli su da je Herak sudjelovao na sastancima u okviru redovitog djelokruga rada, ne dajući dodatna pojašnjenja o svrsi i sudionicima.